Fringe Benefit e Spese di Trasferta 2025: Cosa Cambia per le Aziende?

La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) introduce importanti novità nella gestione fiscale di fringe benefit e spese di trasferta per aziende e lavoratori. I datori di lavoro devono ora adeguarsi a nuove regole di tracciabilità per la deducibilità delle spese, evitando il rischio di doppia tassazione.

Come impattano queste modifiche sulla gestione aziendale? In questo approfondimento analizziamo i punti chiave, le implicazioni pratiche e le strategie per una gestione conforme alle nuove disposizioni.

1. Fringe Benefit 2025: Nuove Soglie di Esenzione

Uno dei principali interventi della Legge di Bilancio riguarda i fringe benefit, ovvero i compensi in natura concessi ai dipendenti, che godono di un regime fiscale agevolato.

Le soglie di esenzione sono state riviste con particolare attenzione ai nuovi assunti che trasferiscono la residenza per motivi di lavoro.

Le aziende che decidono di erogare fringe benefit ai dipendenti devono quindi:

• Monitorare i nuovi limiti fiscali per evitare il superamento della soglia di esenzione.

• Documentare correttamente le concessioni per beneficiare delle agevolazioni.

• Definire policy interne chiare e in linea con la normativa vigente.

2. Spese di Trasferta 2025: Obbligo di Tracciabilità

Dal 1° gennaio 2025, le aziende possono dedurre le spese di trasferta dei dipendenti solo se i pagamenti avvengono con strumenti tracciabili, come previsto dall’art. 1, commi 81-83 della Legge 207/2024.

Trasferte nel Comune di Lavoro

1. I rimborsi per vitto e alloggio sono integralmente imponibili per il dipendente.

2. Le spese per trasporti pubblici sono esenti, purché documentate con ricevute (es. biglietti del taxi).

3. È necessaria una documentazione interna che attesti l’attività fuori sede.

   
   

Trasferte Fuori dal Comune

I rimborsi possono essere effettuati con tre modalità:

1. Indennità forfettaria: esente fino a 46,48 € al giorno in Italia e 77,47 € al giorno all’estero.

2. Rimborso misto: se l’azienda copre vitto e alloggio, il limite esente si riduce a 30,99 €.

3. Rimborso analitico: le spese documentate per trasporto, vitto e alloggio non concorrono a formare reddito.

   
   

Regola chiave: Tutti i rimborsi sono deducibili solo se il pagamento avviene con strumenti tracciabili (bonifici, carte di credito, strumenti elettronici).

Eccezione: Le spese per trasporti pubblici di linea (biglietti ferroviari, autobus, metropolitana) non sono soggette all’obbligo di tracciabilità e possono essere rimborsate anche se pagate in contanti.

3. Rischio di Doppia Tassazione e Incoerenze Normative

Le modifiche introdotte presentano alcune criticità applicative:

• Doppia tassazione: se un rimborso non è tracciato, viene considerato reddito imponibile per il dipendente. L’azienda non può dedurre la spesa, aumentando il carico fiscale.

• Disallineamenti normativi: le nuove disposizioni non sono perfettamente coordinate con il TUIR e il recente decreto IRPEF/IRES, creando potenziali problemi di applicazione. Inoltre, le spese di trasferta per lavoratori autonomi sono regolate in modo diverso rispetto ai dipendenti, generando incertezze interpretative.

4. Come Devono Muoversi le Aziende?

L’entrata in vigore delle nuove norme impone ai datori di lavoro un adeguamento immediato per evitare sanzioni e perdite economiche.

Passaggi fondamentali:

1. Aggiornare le policy aziendali per rispettare le nuove regole su fringe benefit e trasferte.

2. Adottare strumenti di pagamento tracciabili per garantire la deducibilità dei rimborsi.

3. Monitorare i cambi normativi per evitare problemi di doppia tassazione.

Lo Studio Legale Santoro è specializzato nella consulenza per aziende e professionisti su gestione fringe benefit, rimborsi spese e compliance fiscale.

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